Lo sapevi che per creare una presentazione funzionale i supporti visivi da progettare devono essere due? Le slide, da utilizzare durante la presentazione e le dispense, da consegnare al pubblico. Le differenze tra questi due documenti non sono note a tutti. Spesso, infatti, slide e dispense coincidono. Leggi questo articolo se vuoi scoprire di più su questi supporti e velocizzarne il processo di creazione.

Quando partecipiamo a corsi di formazione, eventi oppure briefing le slide dei relatori sono spesso ricche di contenuto. L’espressione “ricche di contenuto” non ha una connotazione positiva: si riferisce infatti a slide con più di un concetto, piene di testo e contenuti tecnici. Uno dei motivi per i quali ci si trova in questa situazione è che il relatori, mentre progettano le slide, pensano a creare un contenuto fruibile anche dopo la presentazione.

Due documenti differenti: slide e dispense

Quando si deve creare una presentazione ci sono una serie di documenti che è necessario prevedere e progettare. Due di questi possono sembrare simili, ma in realtà sono molto diversi. Sto parlando delle slide da utilizzare durante la presentazione e le dispense da inviare al pubblico. Questi due documenti hanno obiettivi e modalità di fruizione differenti, per questo la loro progettazione deve seguire processi separati. L’utilizzo dello stesso design per slide e dispensa può portare a due situazioni spiacevoli:

• Il design è stato pensato in modo semplice e funzionerà bene durante la presentazione, ma quando verrà consegnato risulterà incomprensibile.
• Il design è stato pensato in modo articolato e risulterà noioso durante le presentazione, ma quando verrà consegnato sarà facilmente fruibile.

Quindi progettare due supporti differenti è essenziale per dimostrare di tenere al proprio progetto e al proprio pubblico. Vediamo ora le caratteristiche principali delle slide da utilizzare durante la presentazione e delle dispense da consegnare.

Le slide

Le slide sono il supporto visivo da utilizzare durante la presentazione. Il loro obiettivo è creare ritmo, diminuire lo sforzo cognitivo da parte del pubblico e coinvolgerlo emotivamente. Le slide sono utilizzate in parallelo alla voce dello speaker ed è per questo che non richiedono lunghi testi o infiniti punti elenco. Il pubblico non può ascoltare la voce del relatore e leggere le slide allo stesso tempo: una presentazione del genere diventerebbe frustrante e noiosa per gli spettatori. Le slide prediligono l’utilizzo di contenuti semplificati come parole chiave, immagini, contenuti multimediali, grafici, numeri ecc. Nella progettazione delle slide devi tenere in considerazione che il focus del pubblico deve essere sul relatore.

Le dispense

Questo prodotto viene realizzato in parallelo alle slide. Il suo obiettivo è rendere fruibile il contenuto della presentazione a chi non ha partecipato oppure a chi ha partecipato è vuole rinfrescarsi la memoria. La progettazione di questo documento parte dal design delle slide utilizzate per la presentazione e sfrutta lo script del discorso per aggiungere informazioni utili alla sua comprensione. Questo processo porta alla creazione di un documento auto-esplicativo, che può ricordare un sito web. Infatti, per progettare una dispensa può essere utile prendere ispirazione da questi ultimi. Ad esempio per la creazione di un documento per la presentazione di un prodotto potresti prendere ispirazione dalle pagine dei prodotti del brand Apple. I siti web sono strumenti auto-esplicativi in quanto le informazioni che contengono dovrebbero essere sufficienti per permetterne la navigazione e il raggiungimento del risultato in modo autonomo. Allo stesso modo anche le dispense dovrebbero contenere le informazioni necessarie per permettere al lettore di comprendere a fondo l’argomento trattato.

Come utilizzare le dispense nella presentazione

Le dispense possono essere consegnate via e-mail oppure stampate e lette prima oppure dopo la presentazione. Il mio consiglio è quello di inviarle via e-mail il giorno dopo la presentazione. In questo modo non c’è il rischio che il lettore conosca già il contenuto della presentazione e non si annoi durante quest’ultima.

8 consigli per progettare le dispense

1. Utilizza uno sfondo bianco – Se il pubblico vorrà stampare il documento potrà farlo senza problemi.
2. Inserisci il nome del relatore e il titolo dell’intervento in ogni slide – Faranno da copyright al tuo contenuto.
3. Aggiungi una pagina dedicata ai contatti – Permetterai al pubblico di accedere ai tuoi contatti in modo semplice e rapido.
4. Includi approfondimenti e riferimenti – Aggiungi contenuti che il pubblico potrà utilizzare per conoscere a fondo l’argomento.
5. Lascia degli spazi bianchi – Il lettore potrà appuntare le sue note personali.
6. Aggiungi una call to action – Invita il lettore a svolgere un’azione.
7. Esporta la dispensa in formato PDF – Renderai il file accessibile a chiunque.
8. Trasforma lo script in un testo leggibile – Lo script è scritto con un linguaggio colloquiale, dovrai tradurlo in un linguaggio adatto alla lettura.

Obiettivi diversi necessitano di supporti diversi. Le slide sono un supporto visivo che accompagna la voce dello speaker, le dispense invece sono un supporto visivo/testuale che consente al lettore di comprendere il contenuto in completa autonomia. Progettare slide e dispense per ogni presentazione è un lavoro lungo e complesso, ma solo così la comunicazione risulterà appropriata e funzionale nei diversi contesti.