Mai come oggi le presentazioni hanno un ruolo di fondamentale importanza nella comunicazione. Ogni giorno ci troviamo a comunicare idee davanti ad un pubblico, idee che avrebbero il potere di cambiare il mondo: pochi minuti per colpire e spingere all’azione, pochi minuti per trovare approvazione e nuovi clienti: una sola presentazione per mettere in condivisione contenuti che – alle volte – potrebbero rendere il mondo un posto migliore.

Rendere il mondo un posto migliore? Si, una presentazione può migliorare quello che, ogni giorno, filtriamo attraverso i cinque sensi. Gli ultimi mesi mi hanno portata a scoprire quanta responsabilità si nasconda dietro una presentazione; una presentazione che in pochi minuti avrebbe il potere di:

• creare consapevolezza condividendo informazioni e strumenti utili alla crescita del sistema; (TED James Veitch – Spam e-mail)
• fare leva sulle emozioni con storie universali che porteranno all’evoluzione della società; (Martin Luther King – I have a dream)
• convincere ad investire in progetti che semplificheranno il nostro modo di vivere. (Steve Jobs – Primo iPhone)

Le presentazioni, nel loro piccolo, possono apportare cambiamenti considerevoli. Per questo motivo, approfittare dell’occasione di presentare il proprio lavoro è un atto di responsabilità che comporta l’opportunità di contribuire alla crescita del mondo. Eppure quelle occasioni ce le lasciamo sfuggire costantemente: quando arriva l’ora di esporsi, la maggior parte di noi si nasconde. “Non è il momento giusto”, “Sicuramente fallirò”, “Sono timido”: tutte scuse che portano a non affrontare la situazione, scomparendo dietro a delle diapositive di Power Point. Io mi sono comportata così per anni, finché un giorno ho capito quanto condividere il mio sapere rendesse felice me e chi mi ascoltava. (Superare i propri limiti rivivendo le emozioni del passato)

Nel corso del tempo il modo di parlare delle presentazioni è cambiato. Se prestiamo attenzione, possiamo notare come nel linguaggio comune la parola presentazione sia diventata ormai sinonimo di slide. Basta una rapida ricerca online per accorgersi che la presentazione in realtà fa riferimento ad un’azione e non ad un singolo file che viene proiettato.

L’atto, il fatto, il modo
del presentare.

Treccani

Non basta, quindi, un PowerPoint per rendere la nostra presentazione funzionale. Siamo noi a renderla speciale. Le slide sono solo una delle variabili che concorrono nella costruzione di una presentazione, variabili che possiamo sfruttare per migliorare la nostra comunicazione.

Le variabili della presentazione

Nell’atto del presentare sono coinvolte variabili interne ed esterne che consentono di comunicare con il nostro pubblico nel modo migliore.

La presentazione si svolge in una location e davanti ad noi sarà presenta un pubblico da coinvolgere in un tempo limitato. Il nostro intervento si concentrerà su un argomento di loro interesse e avrà una struttura narrativa adeguata all’obiettivo e alla reazione alla quale miriamo. Avremo a disposizione il nostro linguaggio e le slide per mantere alta l’attenzione del pubblico dall’inizio alla fine della presentazione.

Le variabili interne riferiscono allo speaker e al discorso e devono essere studiate basandosi sui bisogni pubblico:

• obiettivo: conoscere la destinazione;
• argomento: trovare la declinazione d’interesse per il pubblico;
• tempo: gestire il ritmo e la quantità di informazioni;
• struttura narrativa: avere uno scheletro alla base della presentazione;
• linguaggio verbale: utilizzare una terminologia adeguata per il pubblico;
• linguaggio papaverale: creare ritmo attraverso tono e volume;
• linguaggio non verbale: prestare attenzione a come ci muoviamo.;
• slide: sfruttare il canale visivo per rafforzare il messaggio.

Le variabili esterne si riferiscono al contesto:

• location: conoscere la disposizione degli elementi nello spazio;
• pubblico: analizzare i bisogni, la cultura e il background di chi ci ascolterà.

Una presentazione che cura tutte le variali e che consente al pubblico di avvertire una sensazione di coerenza tra gli elementi, è una presentazione che ha l’opportunità di creare valore aggiunto. Ciò non significa che la stessa presentazione possa andare bene in più di un’occasione. Ad ogni nuova presentazione le variabili cambiano, ciò comporta una rimodulazione della presentazione che terrà conto delle nuove variabili. L’errore che si tende a fare è quello di progettare presentazioni standard senza rendersi conto che ogni pubblico ha bisogni specifici, che vanno analizzati prima di iniziare la progettazione. Ciò che rende affascinante una presentazione è la possibilità di lavorare su variabili che hanno forme diversificate e che, completandosi l’una con l’altra, consentono di costruire esperienze complete, coinvolgenti.