Quando è ora di creare una presentazione come ti comporti?
Progetti subito le slide o pensi prima al discorso? In questo articolo scoprirai le fasi di un processo che ti sarà utili per raggiungere gli obiettivi nelle tue future presentazioni.

Creare una presentazione significa seguire un processo dilatato su più fasi: fondamenta, progettazione e presentazione.
Ogni fase è dedicata allo sviluppo delle singole componenti della presentazione e questo ci permette di non lasciare nulla al caso. Seguire il processo significa costruire le base per focalizzare il messaggio e comunicare con il proprio pubblico nel modo più funzionale. Attraverso gli step che seguiranno potrai evitare gli errori più comuni che le persone commettono durante le loro presentazioni: annoiare il pubblico con argomenti indesiderati e storie noiose oppure coprire le slide con del testo e leggerne il contenuto durante l’intervento.

La piramide della presentazione

Le fasi per creare una presentazione sono il risultato della selezione e il raggruppamento delle variabili, interne ed esterne, da tenere in considerazione quando si prepara una presentazione. Le variabili sono suddivise in tre fasi:

• Fondamenta: fase utile per gettare le basi della presentazione.
• Progettazione: fase utile per elaborare il discorso e progettare le slide.
• Presentazione: fase utile prepararsi al giorno della presentazione.
  

Tutto deve partire dal pubblico: variabile che ogni elemento della presentazione deve tenere in considerazione.

Un breve guida alla creazione della presentazione

Step 1 – Gettare le basi della presentazione

Inizia la creazione della tua presentazione gettandone le basi. Questo significa conoscere e approfondire quattro variabili che chiameremo fondamenta: pubblico, obiettivo, argomento e contesto. Dedica del tempo allo studio di questi quattro elementi perché saranno essenziali per proseguire con le fasi successive.

• Conoscere il pubblico per focalizzare la comunicazione. Lo puoi fare attraverso alcune domande: da chi è composto il tuo pubblico? Da quante persone è composto? Qual è la loro conoscenza dell’argomento? Quali sono le loro necessità? Quali sono le loro aspettative? Quale sarà il loro stato d’animo durante la presentazione?
• Chiarire l’obiettivo per definire il percorso narrativo. La tua presentazione è pensata per informare, persuadere o ispirare? La scelta dell’obiettivo è fondamentale per adottare le giuste tecniche di narrazione.
• Definisci l’argomento per essere in linea con le aspettative del pubblico. Fai qualche ricerca, trova nuovi punti di vista e declina l’argomento nel modo più utile al tuo pubblico.
• Conosci il contesto per prepararti alla presentazione. Descrivi il contesto nel quale si terrà la presentazione: luci, palco, posizione elementi, strumentazione a disposizione ecc. Questo ti consentirà di prepararti psicologicamente e presentarti con la giusta attrezzatura tecnica.

Step 2 – Scrivere il discorso

È ora di preparare il discorso per la presentazione. Gli strumenti che ti servono in questa fase sono un foglio e una penna. Inizia scrivendo sul foglio tutti gli elementi legati al tuo argomento in ordine sparso. Possono essere parole chiave, frasi, tecniche di presentazione, dati ecc. In seguito cerchia quello che ritieni essenziali per raggiungere il tuo obiettivo.

Ora che hai in mente gli elementi che comporranno la tua presentazione devi pensare a come costruire il filo logico; per farlo utilizza una struttura narrativa, quindi uno schema che rappresenta l’andamento della presentazione nel tempo. Disegna sul foglio uno schema che mostra com’è suddivisa la presentazione, i momenti di alta e bassa tensione, le chiamate all’azione, l’esposizione delle criticità/opportunità ecc. Questo schema può essere accompagnato da eventuali note che ne chiariscono il contenuto.

In aggiunta puoi sfruttare la scaletta: un riassunto delle varie parti della presentazione che aiuta nella successiva stesura del discorso. L’ultima fase comporta la scrittura del discorso, che però non dovrai imparare a memoria. Ma allora perché devi scrivere tutto il discorso?

• Mentre lo scrivi memorizzi.
• Impari ad utilizzare termini specifici.
• È più semplice capire la fluidità del discorso.

Ricorda: il pubblico si aspetta un discorso originale, fluido ed emozionante.

• Originalità: dipende dall’argomento e dal tipo di presentazione.
• Fluidità: si crea sviluppando solidi collegamenti tra gli elementi della presentazione.
• Emozionante: gioca sui bisogni del pubblico.

Step 3 – Gestire il visual delle slide

Non aprire subito PowerPoint. Prendi un foglio bianco e disegna lo schema della presentazione a matita. Pensa al discorso e definisci le parti nelle quali sarà necessario inserire degli elementi visivi. Non pensare al numero di slide, pensa piuttosto al fatto che le slide ti aiuteranno a creare ritmo visivo.
Solo dopo aver pensato alle slide e al loro contenuto potrai passare alla realizzazione delle slide al computer e con il software più adatto alle tue esigenze. Ricordati che le slide servono per diminuire lo sforzo cognitivo, migliorare la memorabilità delle informazioni ed aumentare l’impatto emotivo. Dedica tempo alla ricerca dei contenuti visivi che inserirai, assicurati che siano coerenti l’uno con l’altro e di qualità.
In ultimo, se il software te lo permette, aggiungi delle note che ti supporteranno durante la presentazione.

Step 4 – Preparazione

La preparazione è una fase fondamentale e, se trascurata, può portare all’insuccesso della presentazione. Prova il discorso insieme alle slide per migliorare la sincronizzazione: devi imparare a conoscere le slide in modo che il passaggio tra una e l’altra diventi il più naturale possibile. Se ti è possibile prova la presentazione davanti ad un pubblico, per testare in che modo l’ansia influisce sulla prestazione, e nella location, per verificare le apparecchiature: video, audio, acustica, spazio ecc.


Come probabilmente avrai intuito, creare una presentazione è un percorso lungo e impegnativo. In base al tempo che hai a disposizione puoi scegliere di utilizzare alcuni strumenti ed evitarne altri. L’importante è dedicare del tempo a tutte le quattro fasi: fondamenta, narrativa, slide design e presentazione. Quello che ho spiegato è un tipo di processo generico che può funzionare per qualsiasi presentazione. La prossima volta che creerai una presentazione segui questi step e fammi sapere come ti sei trovato. Sei hai qualche dubbio contattami!