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Sara Groblechner

Coronavirus, impariamo a gestire le presentazioni online

In poche settimane il COVID-19 ha trasformato la nostra vita privata e il nostro modo di lavorare e di fare scuola. Le aziende italiane hanno “scoperto” (come dicono in molti) lo smart working, le università hanno organizzato sessioni di laurea in via telematica e le scuole hanno progettato una didattica a distanza per garantire il diritto allo studio.

In tutto questo trambusto ho pensato: “ho dedicato mesi al mio progetto di tesi sul Presentation Design, ma cosa succede ora che le persone non possono più presentare a tu per tu?”. Inizialmente c’è stato un breve momento di sconforto, poi invece ho capito che avevo solo bisogno di reinventarmi.

Da un giorno all’altro mi sono trovata chiusa in casa, un po’ spaesata e costretta a sfruttare la tecnologia per presentarmi a colleghi e studenti. In questo momento la mia vita professionale e scolastica viaggia online ed è per questo che oggi vorrei parlarti di come puoi gestire le tue prossime presentazioni online.
Il primo elemento da tenere bene a mente è che una presentazione di questo genere presenta dinamiche differenti: non puoi pensare di trasferire i contenuti di una presentazione svolta di persona in una presentazione online.

Perché una presentazione online è diversa?

Sebbene anche una presentazione online necessiti di uno speaker, di slide e di un pubblico, le modalità di approccio alla progettazione non sono le stesse. Durante una presentazioni online lo speaker e il pubblico non si trovano nella stessa stanza e questo porta a scontrarsi con alcune problematiche: l’impossibilità per lo speaker di utilizzare il linguaggio del corpo e una maggiore probabilità che il pubblico si distragga. L’utilizzo del linguaggio del corpo in una presentazione gioca un ruolo di fondamentale importanza. La gestualità, le espressioni facciali, la postura e l’aspetto esteriore: nelle presentazioni online mancano le caratteristiche che creano empatia e rafforzano il rapporto di fiducia con il pubblico.

In una situazione così impersonale sarai costretto a lavorare più duramente per attirare l’attenzione del pubblico. Dovrai fare affidamento sulla tua voce, sulle slide e sulla narrativa per guidare chi ti sta ascoltando e farlo emozionare.

Preparare il set per la presentazione

Durante la presentazione il pubblico si distrae e annoia più facilmente: chi ascolta la presentazione si trova a casa con tutti i propri comfort a disposizione. Per essere convincente dovrai prestare attenzione ad ogni singolo dettaglio. Inizia creando il tuo set, proprio come se stessi girando un film:

  • scegli una stanza piccola, con buona acustica e una bella illuminazione (chiudi a chiave la porta per evitare di essere interrotto);
  • scegli un background neutro (dei libri, un armadio ecc.);
  • assicurati di avere una buona qualità audio, se disponi di un microfono usalo (per isolarti meglio puoi utilizzare delle cuffie provviste di microfono);
  • posiziona la webcam ad altezza occhi per evitare inquadrature imbarazzanti e poco professionali;
  • assicurati di avere una connessione WiFi rapida (se puoi utilizza un cavo ethernet per velocizzarla);
  • presentati con un outfit professionale.

Stanza, background, audio, video, connessione WiFi e outfit: il tutto dovrà essere scelto e organizzato con l’obiettivo di rendere piacevole l’ascolto e la visione della tua presentazione.

Consigli per lo speaker

Bene, ora che hai organizzato il set per la tua presentazione online è il momento di preparare la performance.
Partiamo dalla narrativa: la tua presentazione deve avere una storia con un’introduzione, uno svolgimento e una conclusione. Fai ricerche sul tuo pubblico, definisci l’obiettivo e trova un filo logico che accompagnerà, dall’inizio alla fine, chi ti ascolterà.

Il fulcro della presentazione saranno le slide. La webcam servirà per introdurre, per fare conversazione e per rispondere alle domande. La tua voce avrà un ruolo fondamentale: guidare il pubblico mentre passi da una slide all’altra. Ti consiglio di provare più volte la presentazione per migliorare il tono, il ritmo e il volume. Questo ti aiuterà a dare enfasi alle giuste parole e a trasmettere la tua umanità attraverso la voce. Tieni in considerazione che la connessione internet potrebbe giocare brutti scherzi, quindi esercitati a parlare lentamente, scandendo bene le parole ed evitando di urlare.

Durante la presentazione puoi tenere sott’occhio degli appunti. Non trascrivere l’intero script del tuo discorso perché sarà elemento di distrazione e una scusa per leggere, facendo diventare la presentazione poco naturale.

Consigli per le slide

A questo punto puoi occuparti di progettare le slide. Tieni a mente due variabili: il supporto sul quale verranno visualizzate e la qualità video.
Non tutti visualizzeranno la presentazione dallo stesso device. Ci sarà chi la guarderà dal computer, chi da un monitor da 60 pollici e chi dal proprio smartphone. Non conoscendo le caratteristiche di ogni supporto, quello che ti suggerisco è di evitare la presenza di lunghi testi, l’utilizzo di elementi di dimensioni ridotte e la scelta di colori troppo chiari (es. giallo). Seguire queste raccomandazioni consentirà al pubblico di vivere una buona esperienza di visione da qualsiasi device e con un’eventuale cattiva qualità video.

Le slide sostituiscono la presenza umana. Dovranno riflettere la tua personalità e le tue emozioni. Rendile personali utilizzando immagini (evita le foto stock), gif divertenti, icone ecc. Ti consiglio di limitale l’utilizzo di grafici, tabelle o schemi complessi nelle slide: puoi pensare di inviare questo materiale via e-mail il giorno precedente in modo che il tuo pubblico possa godere di una maggiore qualità del contenuto. Nel caso in cui volessi inserire questi elementi nelle tue slide assicurati che siano comprensibili anche da schermi di piccole dimensioni.

Durante la presentazione online il pubblico si focalizzerà sulle slide. Senza la tua presenza fisica la percezione del tempo cambierà, sembrerà tutto più lento e per questo rischierai di perdere il pubblico già dopo pochi minuti. Per mantenere alta l’attenzione puoi diminuire il tempo dedicato alle singole slide (circa 20 secondi) per evitare di annoiare l’occhio. A supporto di questo puoi anche aggiungere animazioni agli elementi con l’obiettivo di aiutare/divertire il pubblico nel processo di assimilazione dei contenuti.

Consigli per il pubblico

All’inizio della presentazione potrai chiedere al pubblico di mettere in muto il microfono, ma di lasciare le webcam attive. Non sentirai applausi o fischi ma potrai percepire delle reazioni nei loro volti. Vedere il pubblico renderà più “normale” la presentazione, proprio come se ti trovassi di fronte a loro.

Non basta prendere i contenuti di una normale presentazione e trasportarli in una presentazione online. C’è bisogno di un lavoro di riadattamento che deve conferire maggiore forza alla voce dello speaker, alle slide e alla narrativa.
Attraverso i consigli di questo articolo potrai affrontare qualunque tipologia di presentazione (esami, lezioni online, discussioni di tesi, presentazione di prodotti/servizi) in modo più professionale e incisivo.
La tecnologia ci dà supporto, ma sta a noi apprezzarla e utilizzarla nel modo più funzionale. Spero che, grazie a questi consigli, durante la prossima presentazione online tu e il tuo pubblico possiate sentirvi più vicini anche se lontani.